把複雜的工作變簡單，你也能表現得像專家！3 個常見且實用的方法
把複雜的工作變簡單，你也能表現得像專家！3 個常見且實用的方法
工作效率高效工作術簡單法則
2017-07-12 17:00 整理•撰文 林庭安
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截止期限在即，為了保持專注，你規定自己 3 小時內不上網；又或者，你知道自己每次運動完後精神好、工作效率最高，於是每天早起運動。
這些要求都是源自於對自己的了解，組織裡也存在類似情形，透過日積月累形成的成文、不成文規定或法則，可以讓成員用有成效、更精準的方式做事。
以下介紹 3 個常用的簡單準則，讓你把工作做得更好、更有效率：
1. 做法準則：找出基本要領
任何工作都有幾個基本要領，彙整這些基本原理，不用詳述做法，只要有所依循即可，才不會限制創造力。
這個準則適用於時間緊迫、壓力大的狀況，如實況轉播、救火等。英國廣播公司（BBC）在訓練主播時，就有一套濃縮 10 年經驗的播報準則，只要把握 6 個要點，就能流暢地做轉播。
以播報運動賽事為例，（1）描述事件背景；（2）說明活動現場；（3）定時且簡潔地提供得分或成績等資訊；（4）適時解說，但不干擾觀眾看比賽；（5）提供過往數據、運動員資料等事前準備內容；（6）評價賽事的重要性及關鍵時刻。
2. 協調準則：分工合作
團隊成員常需要彼此支援互助，要有一些潛規則或默契，讓大家在工作上分進合擊。
這個原則是從大自然現象（鳥類以整齊隊形飛行、魚類群游卻不會相撞等）研究而來，強調個人只要懂得如何與他人合作共事，就算無法掌握全局，也能與群體相互配合、完成目標。
拿破崙就用過這樣的方式帶兵。由於戰場上的混亂常讓士兵分不清方向，無法確定前線狀況，拿破崙就透過「朝槍砲聲前進」的命令，讓士兵有所依循。
3. 時程準則：安排工作流水線
意思是把「行動」與某個「事件」串連起來，讓人們知道何時該採取行動。建議為每一項工作訂時限：到了 A 時間，就要做 B；工作進入到某階段，就要準備下個工作，能有效提升效率。
以皮克斯（Pixar）為例，要製作出一部動畫電影通常必須花 4 年，但是如果按照這樣的速度，公司根本無法營運。
於是，他們先訂出每年發行一部新電影的目標，連日期都選好了（在感恩節，美國全家看電影的高峰期）。接著，打造全新的工作排程，每一部電影都是第一年由一組人馬處理，第二年轉由另一組成員處理，直到完成為止。就如同汽車生產線一般，每個小組都只負責完成一部電影的某個階段，最終拼裝出成品。
這麼做的結果不但加快了製作進度，每個人也能按部就班、有憂患意識地行動。
