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澐爸

知識管理其實很簡單

2004年06月12日
管理迷思》知識管理 其實很簡單


■ 王遐昌

只要依據目標與需求,把資訊或知識分類加以系統性儲存,不致流失,方便未來找尋及運用即可……

自1993年IBM推行知識管理開始,十年來我國不管個人或企業都相當重視知識管理。有關知識管理的議題,可說是「百家爭鳴」,讓許多企業及職場朋友急於著手知識管理,卻又不知從何著手起。

「知識管理不是在探討知識的本質,也不是尋找『知』的技能。知識管理是專注於達成企業(個人)目標的知識管理流程」。因此,知識管理的確實執行步驟,以及所使用的工具,由於個人或企業目標及特性的不同,很難一體適用。

不過我們不必把知識管理看得那麼困難,其實知識管理很簡單,只要依據企業的目標與需求,或者個人自我成長目標、工作對知識的需求,把所獲得的資訊或知識分類加以系統性儲存,不致流失,方便於未來找尋及運用即可。有足夠財力固然可以買一套知識管理軟體,否則即使用文字處理檔,也可達到處理知識建檔、尋找及運用目的。

談到知識管理重要議題,除了認知什麼是知識管理外,首先要瞭解什麼需要知識管理。就企業來說,知識管理的重點在於「消費者的知識、市場的知識、競爭對手的知識、產品與服務的知識,以及環境的知識」,因為這些知識不獨可強化目前績效,也可形成未來企業或個人競爭優勢。

就個人來說,知識管理的議題大致可分為兩大類,其一是現在工作所需,以及未來自我發展所賴。以往個人進行知識管理時常用的方式,就像圖書館管理圖書一樣,將知識作分類(如文學類、管理類、生活類……);如文學類可進一步分項(如小說類、傳記類……),再依作者姓名、書名加以細分子題。

現代個人知識管理,因有電腦作為工具,也可依此方式分類、分項、分子題進行,只要自己建檔、找尋及運用方便即可。知識管理方法可以很簡單,重要的是確定知識管理的目的,然後依此蒐集、建檔、運用。運用尤其重要,因為擁有知識不算知識,運用知識才算知識。

前面所提企業與個人知識管理看來似乎彼此並不相干。其實,除去企業核心知識外,企業與個人知識管理在某種層次及方法上彼此可相互結合。筆者一位同學所經營的上市公司「志聖工業」,三年前即訂定知識管理辦法,規範公司管理與專業同仁每月依其核心職能撰寫工作心得一篇或工作上的一些解決方案,字數約1,000字左右,然後放在公司網路上,接受其他同仁的評核或建議,最後由原作者進行修訂。

經過一定時程後,公司將此等心得分類、分項,進入知識管理檔案,未來同仁都可依規定進入網路,找尋及運用在工作上。總經理梁茂生表示:初期同仁曾對此項要求頗不習慣,經過一年,進行實施情形檢討。結果,大部分同仁覺為「欲罷不能」,因為經過一年「習慣」後,這種集體性的知識開發及管理,不獨對公司知識彙集甚有助益,對同仁個人寫作能力,以及知識的成長、共享及運用也深具效益。這個個案,使得公司及同仁互蒙其利。

真的,知識管理其實很簡單,比較不簡單的是我們是否有決心及行動,利用電腦,從今天開始著手。

(作者是精策管理顧問公司總經理、上海精群管理諮詢公司總裁)

【2004/06/12 經濟日報】